We design better spaces to work

Uutiset

Monitilatoimistot ja mahdollinen asetus rakennuksen ääniympäristöstä

Ympäristöministeriössä valmisteilla olevalla asetuksella halutaan parantaa toimistotilojen akustiikkaa, ja siten parantaa työtehoa ja työn tuottavuutta. On hienoa, että toimistotilojen äänimaailmaa halutaan parantaa, mutta me Workspacessa jäimme miettimään, miten mahdollinen asetus suhtautuu monitilatoimistoihin. Monitilatoimistoissahan ideana on, että tarjolla on ääniympäristöltään hyvin erilaisia tiloja ja käyttäjä pystyy valitsemaan kuhunkin tehtävään ja tarpeeseen parhaiten soveltuvan tilan. Monitilatoimisto tukee sekä vuorovaikutusta että keskittymistä.

Jälkikaiunta-aikaan voidaan hyvällä akustisella suunnittelulla vaikuttaa merkittävästi, ja asetuksen tämä tavoite on saavutettavissa ja kannatettava myös monitilatoimistossa. Puheensiirtoindeksiin vaikuttaminen on paljon monimutkaisempi kysymys. Se vaatii raskaita toimenpiteitä, kuten hyvin korkeita sermejä ja peittoäänijärjestelmiä. Velvoittavana asetus tuottaisi vain yhdenlaista työympäristöä, joka tukee pelkästään yksin tehtävää työtä, vaikka työelämässä on muitakin tarpeita. Korkeat sermit myös heikentävät työympäristön yleistä viihtyisyyttä.

Ei voida yksiselitteisesti sanoa, että yksilötyön tehokkuuden lisääminen johtaa automaattisesti parempaan työtehoon ja työn tuottavuuteen. Organisaation tuottavuutta ja tehokkuutta parennetaan myös lisäämällä yhteistyötä, kohtaamisia ja tiedon jakautumista. Näin etenkin jatkuvasti monimutkaistuvassa maailmassa, jossa ongelmat ovat harvemmin yksin kenenkään ratkaistavissa. Monitilatoimisto, jonka ehkä paremmin avautuva englanninkielinen termi on Activity Based Office, syntyi tarpeesta tasapainottaa yhteistyö ja yksilötyö, ja lähtee siitä ajatuksesta, että mikään yksi tila ei palvele kaikkia työntekemisen tarpeita.

Toimiston ääniympäristön luovat lopulta kuitenkin niissä työskentelevät ihmiset, ja yhdessä luodut pelisäännöt esimerkiksi keskustelujen ja puheluiden hoitamisesta ratkaisevat monta ongelmaa. Meidän mielestämme olisi parempi, jos asetuksessa annetaan enintään suositus siitä, että jokaiselle on tarjottava mahdollisuus myös täysin hiljaiseen työskentelyyn. Tähän voidaan päästä monella tavalla, joista alhaisen puheensiirtoindeksin tavoitteleminen on vain yksi keino muiden joukossa.

Workspace etsii uusia osaajia!

 

Workspacessa luomme tiloja, joilla on vaikutusta. Työskentelemme monialaisissa tiimeissä laittaen asiakkaan homman keskiöön. Teemme töitä tosissamme, mutta emme ota itseämme liian vakavasti. Asiakkaitamme ovat niin julkisella sektorin organisaatiot kuin yksityiset yritykset ja isot pörssiyhtiöt. Meille tärkeää on yhdessä onnistuminen ja asiakkaan odotusten ylittäminen.

Etsimme kokeneita, julkisia tilojen suunnittelijoita tuomaan osaamisensa, näkemyksensä ja ennen kaikkea innostuksensa tiimiimme.

Projektipäällikkö
Jos olet kokenut sisustusarkkitehti tai arkkitehti (AMK tai MA), jolta hoituu haastavienkin projektien vetäminen, olet sopiva yhdistelmä luovuutta ja jämäkkyyttä ja sinulla on yli 5 vuoden työkokemus julkisten tilojen suunnittelusta, saatat olla etsimämme konkari.

Workspacessa pääset vetämään erilaisia suunnitteluprojekteja luonnossuunnittelusta aina kohteen valmistumiseen asti. Johdat meidän workspacelaisten ja mahdollisten yhteistyökumppanien tiimiä ja hoidat myös suhteen asiakkaaseen päin.

Sisustusarkkitehti
Jos sinulle on valmistumisen jälkeen (Sisustusarkkitehti AMK tai MA) kertynyt 2-3 vuotta työkokemusta julkisten tilojen suunnittelusta ja tartut reippaasti ja omatoimisesti erilaisiin työtehtäviin, omaat hyvät Archicad –taidot, mahdollisesti osaat myös mallintaa, ja intohimonasi on luoda visuaalisesti mielenkiintoisia ja inspiroivia tiloja, voit hyvin olla tiimimme uusi jäsen.

Workspacessa työskentelet tiimin jäsenenä vaihtelevissa ja mielenkiintoisissa asiakasprojekteissamme, hoitaen itsenäisesti joitakin projektin osa-alueita toimien myös yhteistyössä asiakkaidemme kanssa.

Haemme uusia osaajia lähtökohtaisesti jatkuvan työsuhteeseen, mutta olemme myös avoimia erilaisille yhteistyön muodoille.

Jos kiinnostuit, lähetä lyhyt hakemuksesi, CV:si ja mahdollinen portfoliosi osoitteeseen rekrytointi@workspace.fi mahdollisimman pikaisesti (ryhdymme käsittelemään hakemuksia heti kun ovat tulleet perille), viimeistään 21.9.2017. Jos haluat tietää rooleista ja/tai Workspacesta enemmän on Nina Kallén tavoitettavissa 12.9. klo 9-11 ja 19.9. klo 13-14, numerosta: 040 145 7494 ja Tiina Nyrökorpi 12.9. klo 13-14 ja 19.9. klo 14-15,  numerosta: 050 486 3091. Myös osoitteeseen rekrytointi@workspace.fi voit lähettää kysymyksiä.

Workspace on työympäristöjen uudistamiseen ja muutosjohtamiseen erikoistunut konsultointi- ja sisustussuunnittelutoimisto. Luomme viihtyisiä, tilankäytöltään tehokkaita ja uusinta teknologiaa hyödyntäviä työympäristöjä, jotka edistävät työhyvinvointia ja edesauttavat tuottavuuden parantamista, asiakaskokemuksen kehittämistä ja organisaatioiden innovointikykyä. Lisätietoa meistä ja työstämme löydät osoitteesta: www.workspace.fi

Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä

Workspacella on ollut ilo olla mukana Kevan, Keskon, Team Finlandin ja Aalto yliopiston uudistusprojekteissa. Näistä kuultiin hienot esitykset Raklin Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä –klinikan tulosseminaarissa. Kuten klinikkaa vetänyt Mikko Östring kirjoittaa: ” Työympäristön tavoitteena on tarjota toiminnalle alusta, joka edistää organisaation suorituskykyä sekä työntekijöiden hyvinvointia. Työn, toimintatapojen ja tilojen muutos on merkittävä tähän liittyvä kokonaisuus”. Lue koko kirjoitus ja tutustu esityksiin täältä ja tapahtumasta tehtyyn blogikirjoitukseen täältä.

Kohti terveellisempiä ja onnellisempia toimistoja

Raikas ja harmoninen tunnelma sekä metsänraikas ilma ottavat sinut vastaan astuessasi sisään Naavan uuteen toimistoon. Naava muutti uuden elämän saaneen Marian sairaalan tiloihin helmikuussa. Sairaalapetien tilalle tulivat työpöydät ja tila muuntautui terveyttä ja suorituskykyä edistäväksi tulevaisuuden toimistoksi.

Suunnitelman lähtökohtana oli Naavan yhdysvaltalaisen kumppanin Deloksen WELL-standardi, joka auttaa luomaan sisätiloista ihmiselle lajityypillisen ympäristön. Olemmehan kaikki alunperin luonnonlapsia. WELL-standardi on hyvin kattava ohjenuora terveyttä edistävien rakennusten ja toimitilojen suunnitteluun, ja sitä voi noudattaa myös pienemmällä mittakaavalla. Delos etsi standardiin sopivaa sisäilmaa puhdistavaa viherseinää ja löysi Naavan kumppanikseen.

Luontoa mukaileva ympäristö tukee niin fyysistä kuin henkistäkin terveyttä sekä suorituskykyä. Kaikki nämä vaikuttavat merkittävästi hyvinvointiin ja onnellisuuteen töissä, joka onkin asia, jota me Naavalla haluamme edistää.

Inspiraatio tilaan tuulahti pohjoismaisesta luonnosta, joka on vaikuttanut suuresti koko Naavan brändiin. Kuulaat, skandinaaviset värit rauhoittavat ja heijastelevat luontoamme: metsien vihreyttä, lunta ja kallioiden syvää harmautta. Naavan showroomissa ja toimistolla erityisen freesiä on tietysti ilma, joka tuo luonnon sisälle ennenkokemattomalla tavalla.

Aiemmin pimeää, matalaa ja osastoihin jaettua tilaa avarrettiin rohkeasti. Seinien kaatuessa tilassa päästiin nauttimaan paremmin luonnonvalosta. Myös muu valaistus on vahvasti inspiroitunut luonnosta. Hillityt ja eleettömät valaisimet neuvotteluhuoneissa muistuttavat jääpuikkoja. Avoimuus on yksi tärkeä arvo Naavan organisaatiokulttuurissa, ja se näkyy myös tiloissa. Neuvotteluhuoneiden toimistoon avoimet seinät ovat täysin lasia. Akustiikan kannalta tämä luo haasteita, mutta ongelma on ratkaistu verhoilla sekä Naavoilla, jotka rauhoittavat tilaa myös ääntä sitoen. Omaan rauhaan vetäytymiseen on myös mahdollisuus. Niin ikään pohjoista metsää ratkaisuillaan kunniottavan suomalaisen Taiga Conceptin kuusipuusta kasatut äänieristetyt kopit ovat kuin pieniä mökkejä, joihin voi mennä nauttimaan perisuomalaisesta hiljaisuudesta.

Uusista tiloista on vastannut Naavan Brand Manager Eeva Niemelä. Eeva vastaa Naavan brändistä, joten hän päätyi luonnollisesti johtamaan suunnittelua. “Pienetkin yksityiskohdat edustavat Naavaa ja arvojamme: luontoa, terveyttä, välittämistä”, Eeva kertoo.

“Koko projekti on aikalailla pioneerityötä. Oikeastaan yhtään vastaavaa toimistoa ei maailmassa vielä ole. Olemme ajatelleet paljon biofiliaa eli ihmisen rakkautta ja kaipuuta luontoon sekä pyrkineet luomaan meille ihmisille lajityypillisen ympäristön työtilaan. Erityistä ovat vähäpäästöiset materiaalit ja Naavojen strateginen sijoittelu, jolloin koko tila tulee katetuksi pohjoismaisen puhtaalla metsäilmalla”, Eeva sanoo.

Naava on kumppanimme Työn ja Hyvinvoinnin TulosFoorumissa, joka järjestetään 11.5.2017. Lisää tietoa ja ilmoittautumaan pääset täältä

Monitoimitila - uhka vai mahdollisuus?

Perinteiset työhuoneet jäävät historiaan ensi keväänä, kun VR:n pääkonttori siirtyy Ison Pajan monitilaympäristöön. Jotta muutos onnistuu, tarvitaan yhteiset pelisäännöt.

VR:n pääkonttorilla valmistaudutaan paraikaa isoon muuttoon. Noin 800 ihmistä muuttaa keväällä 2018 uudenkarheisiin tiloihin Pasilaan ja aloittaa työskentelyn viiteen kerrokseen levittyvässä monitilaympäristössä. Samalla kun päivittäiset työmatkaan liittyvät rutiinit muuttuvat, on luovuttava omista huoneista ja tutuista työpisteistä. Taakse jäävät VR:n vanhan pääkonttorin ainutlaatuinen ilmapiiri ja taloon liittyvä historia.

Suurimmat muutokset liittyvät kuitenkin toimintatapoihin ja uuden oppimiseen. Muutokset eivät kosketa pelkästään pääkonttorin väkeä, vaan uusia toimintatapoja viedään ajan mittaan myös VR:n muihin toimipisteisiin. 

Pois siiloista

Mittavassa muutoksessa VR:ää auttaa työympäristöjen uudistamiseen erikoistunut yritys, Workspace. Se vastaa Iso Paja -projektissa toiminnallisen muutoksen tuesta ja ohjauksesta sekä sisustussuunnittelusta. Projektipäällikkö Minna Söderholm tuntee monitoimiympäristöt läpikotaisin.

− Isoin muutos lienee se, että monitilassa ollaan näkyvillä. Se ja yhdessä tekeminen lisäävät yhteenkuuluvuutta. Ihmiset tulevat pois siiloistaan ja ovat aiempaa enemmän yhdessä, hän sanoo.

Näin myös tieto kulkee paremmin ja muodolliset kokoukset vähentyvät.

Työtilat ovat työntekijöille hyvin tärkeitä, tunnetasolla vaikuttavia asioita. Ei ole niin kamalaa, jos pomo vaihtuu, mutta jos seinät poistuvat ympäriltä, se kyllä tuntuu.

Ennen huone on voinut olla statussymboli. Nyt kaikki, johtokin, istuvat yhä useammin samoissa tiloissa ja paiskivat töitä yhdessä. Perinteinen kulttuuri suljettuine ovineen ja liikennevaloineen painuu unholaan.

– Jokainen haluaa tietysti tehdä omaa pesää, koska se tuntuu turvalliselta. Jokainen haluaa tietää, mistä ovesta tullaan aamulla sisään, mihin reppu pannaan ja mistä kahvi haetaan. Jotkut ovat kysyneet, pitääkö aamulla tulla aikaisemmin töihin, jotta löytää työpisteen itselleen, Söderholm kertoo.

Muutos on yhteinen matka, eikä kristallipalloa ole kenelläkään. Kysymyksiä syntyy eittämättä myös Isossa Pajassa, ja niistä on keskusteltava ja asioita ratkaistava.

Söderholmilla on kuitenkin hyviä uutisia: hän on ollut mukana monen yrityksen muodonmuutoksessa ja nähnyt, että monitilaympäristöstä on koitunut paljon hyötyjä – myös sitä alun perin epäilleiden mielestä. Työtyytyväisyyskin on kasvanut, kun monitiloissa on oltu jonkin aikaa.

Muutos hyödyttää myös työnantajaa. Työtilakustannukset ovat henkilöstökustannusten jälkeen suurin menoerä. Omat huoneet ovat usein pitkiä aikoja tyhjillään: työntekijä on palaverissa tai tapaamassa asiakasta. Monitilatoimistossa tilankäyttö on tehokasta, mikä säästää kustannuksia.

Selvät pelisäännöt

Kun perinteisistä toimistotiloista siirrytään tiloihin, joissa kenelläkään ei ole omia työpisteitä, jokaisen täytyy tietää, mihin muutoksella pyritään ja miten tiloissa toimitaan.

– Kyllähän tiloja osataan rakentaa, mutta on tärkeää, miten ihmiset ottavat ne haltuun, Söderholm painottaa.

Monitilaympäristössä pitää olla selvät pelisäännöt. Kaikkien on tiedettävä, missä pidetään kovaäänisimmät palaverit, missä Skype-puhelut tai missä voidaan jutella kahdestaan. Täytyy myös olla selvää, onko jokin paikka pelkkää pistäytymistä varten vai voiko sen varata. – Laadimme yhteen firmaan no camping -lappuja, jotka kielsivät leiriytymisen paikoissa, jotka oli tarkoitettu kaikkien käyttöön, Söderholm kertoo.

Pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös perehdytys tilojen käyttöön on tärkeää.

Moni samaistaa avokonttorin monitilaympäristöön, vaikka kyse on kahdesta hyvin erityyppisestä työtilasta. Monitilassa on monenlaisia työn tekemisen paikkoja, kun taas avokonttorissa kaikki sijaitsee yhdessä ja samassa tilassa. Isoon Pajaan tulee pikkuneukkareita, vetäytymistiloja, kirjastoja, työkahviloita ja pöhinäpaikkoja.

– Avokonttorin maine on huono. Niissä ei kiinnitetty huomiota äänimaailmaan vaan pystytettiin korkeita sermejä, jolloin ihmiset tunsivat istuvansa yksin ja ääni nousi, Söderholm sanoo.

Paperiton toimisto?

Moni pohtii, miten luottamuksellisuus varmistetaan monitilaympäristössä. Missä voi soittaa lääkärille? Voiko näytön suojata vierailta katseilta? Keinoja on monia.

– Luottamuksellista tietoa voi suojata näytönsuojilla ja turvatulostuksella. Arkaluonteisia puheluja ei tarvitse soittaa vessassa vaan äänieristetyssä vetäytymistilassa, Söderholm sanoo.

Entä arkistot ja paperit? Mihin ne pannaan? Mihin perheen ja lemmikkien kuvat kiinnitetään?

Minna Söderholm ei ole nähnyt vielä yhtään paperitonta toimistoa, mutta suunta on selvä: tieto löytyy koneiden muistista, ei mapeista. Jotta paperittomuuteen päästäisiin, työvälineiden on tuettava työtä. VR:ssäkin työpöydällä voi olla vaikkapa kaksi isoa näyttöruutua, jos työssä tarvitaan esimerkiksi useita Excel-taulukoita yhtä aikaa.

Ja ne lasten ja koirien ja kissojen kuvat voi kiinnittää esimerkiksi yhteiseen sermiin kahvila-alueella


Teksti Helen Moster
Kuvat Kaisu Jouppi

Julkaistu alunperin VR:n Nyt-henkilöstölehdessä 01/2017

Sivu 1/19
Seuraava  
RSS