We design better spaces to work

Uutiset

Neljä vinkkiä viihtyisään toimistoon

Sisustusarkkitehtimme Marika Häkkisen neljä vinkkiä viihtyisään toimistoon:

1. Huomioi tilan akustiikka. Ääntä vaimentavat materiaalit pehmentävät äänimaailman lisäksi tiloja myös visuaalisesti.
2. Monipuoliset ja erilaiset työskentelytilanteet mahdollistava työympäristö lisää työtehokkuutta ja -mielekkyyttä.
3. Älä vuoraa työtilaa kaapeilla! On hyvä miettiä, miten paljon säilytystilaa todellisuudessa tarvitaan. Kun turhaa laskutilaa ei ole, eivät myöskään vanhat paperit kasaudu toimistoa tukkimaan.
4. Panosta yhteisiin tiloihin. Tee niistä viihtyisiä, jotta kohtaamisia tapahtuu ja tieto ja kuulumiset vaihtuvat.

Lue myös millaisilla muilla pienillä teoilla ja valinnoilla työpaikan viihtyisyyteen voidaan vaikuttaa Innogreenin julkaisemasta Minä viihdyn -oppaasta: https://innogreen.fi/fi/minaviihdyn/

Olemme jälleen mukana ID Helsinki tapahtumassa!

Löydät meidät jälleen ID Helsingistä! ID Helsinki messut järjestetään 6.–7.9.2016 tapahtumakeskus Telakalla. Toimitusjohtajamme Jari Niemelä on puhumassa messuilla muuttuvasta työstä ja sen johtamisesta keskiviikkona 7.9.2016 kello 9:30 – 10:30. Niemelä käsittelee puheessaan muun muassa seuraavia kysymyksiä: Miten tietotyön tekemisen vallankumous muuttaa työympäristöjä? Mikä on toimiston rooli kun monipaikkainen työ lisääntyy? Miten yksilö tulisi huomioida osana hyvää suunnitteluprosessia? Käy lukemassa lisää laadukkaasta ohjelmasta tästä. Tervetuloa mukaan!

 

Vankiloiden edistyksellinen työympäristö- ja toimitilakonsepti

TOIMINTAMALLIA UUDISTAMAAN, EI VAIN TILOJA

“Valtakunnallisen vankilakonseptin tekeminen oli luonteva jatko oikeusministeriön työympäristökonseptityölle. Mutta emme varmaankaan olisi ryhtyneet tähän ilman Senaatti-kiinteistöjen vaikutusta. He kertoivat mitä hyötyä konseptointi voisi tuoda”, aloittaa ylijohtaja Tuula Asikainen Rikosseuraamuslaitoksesta.

Valtion toimitilastrategia on toiminut tässäkin hankkeessa käynnistävänä tekijänä. “Senaatti-kiinteistöt näki työn erittäin merkityksellisenä ja molempia hyödyttävänä. Annoimme tukemme prosessille monin tavoin”, lisää asiantuntijapalvelusta tuottamisesta vastannut erityisasiantuntija Anne Sundqvist Senaatti-kiinteistöistä. Senaatti-kiinteistöt toimi työssä tilaajana, projektijohtajana ja asiantuntijapalvelun tuottajana sekä työympäristö- ja toimitilakonseptoinnin asiantuntijana.

Workspace Oy toimi työssä Senaatin asiantuntijapalvelun kumppanina ja valtakunnallisen työympäristö-ja toimitilakonseptoinnin asiantuntijana. ”Oli todella upeaa päästä mukaan uudistamaan tällaista hyvin erilaista ja yhteiskunnallisesti merkittävää työympäristöä ja sen toimintamalleja”, innostuu Pasi Kaitila, Workspace Oy:n johtava asiantuntija, joka toimi vankilakonseptityössä Workspace Oy:n projektipäällikkönä.

Kuten monia muitakin nykyhankkeita, myös vankilakonseptin käynnistämistä leimasi tilan säästäminen. Monet selvitykset osoittivat, että neliöitä on käytössä hyvin paljon. Kun konseptia alettiin tekemään, haluttiin kuitenkin laajempaa näkökulmaa kehittämiseen.

“Hanke lähti heti alusta asti oikeille raiteille, eli konsepti määriteltiin strategialähtöiseksi työksi jossa määritetään tulevaisuuden toimintaa”, Asikainen kertoo ja jatkaa selventäen että “vankila on kuitenkin aika erityinen tila ja jos siellä alkaisi vain neliöitä miettimään olisi aika vaikeaa saada hyvää toimintaa. Halusimme käyttää tilaisuuden hyväksi ja aidosti miettiä mitä vankilassa voitaisiin tehdä uudella tavalla vankien kuntouttamiseksi”.

Aihe ei sinällään ollut uusi, sillä vankeuslain voimaantulosta vuodesta 2006 alkaen, on toimintaa ohjannut tavoite lisätä vangin valmiuksia rikoksettomaan elämäntapaan.

Työn aikana kirkastui entisestään, että tavoitteeseen pääsemiseksi kaikki joutuvat muuttumaan. “Näin uudistava konsepti kun on käsillä, ollaan samassa veneessä ja se herättää solidaarisuutta. Kaikkien pitää uudistua ja muutoksen toteuttamiseen tarvitaan kaikkia”, toteaa Sundqvist.

LAAJALLA KEHITTÄJÄJOUKOLLA UUTTA LUOMAAN

Keskeinen menestystekijä oli hyvin koottu ohjausryhmä, jossa oli edustettuna Rikosseuraamuslaitoksen lisäksi oikeusministeriö, ammattijärjestöt ja Senaatti-kiinteistöt. Toimintamalleja ja -kulttuuria uudistavan konseptin tekeminen ei onnistu ilman laajaa yhteiskehittämistä. “Oli todella hienoa, että saimme monenlaisia intressiryhmiä mukaan erilaisista ammateista ja vankiloista eri puolilta maata. Saimme hyvin monipuolisen kuvan toiminnasta. Hienoa, että väkemme oli niin innostuneesti mukana”, Asikainen kehuu.

Rikosseuraamuslaitoksen asiantuntijoille “annettiin lupa” tuoda kaikki mahdollinen pöytään. Osallistamisen keinomaailma oli niin laaja, että kaikenlaiset ihmiset pääsivät sanomaan asiansa. “Kun prosessi vedettiin läpi kuuntelevalla otteella myös henki pysyi hyvänä, vaikka oltiin vaikeidenkin asioiden äärellä. Työssä annettiin riittävän vapaa ja visio-orientoitunut foorumi johon voi tuoda uusia ajatuksia. Asiantuntijat piti päästää irti, jotta voitiin luoda jotain uutta”, täydentää Sundqvist.

Laajasti osallistavaa kehitysotetta kuvaa sekin, että työpajoja järjestettiin myös vangeille. “En ole kuullut, että aiemmin olisi ollut vankeja mukana vankilan suunnittelussa”, Asikainen summaa. “Palvelumuotoilun kautta saatiin selvää todistusta siitä, miten asiakas asiat kokee. Johto ja asiantuntijat saavat tällä tavoin ulkopuolista näkemystä, ruokaa ajattelulleen, mikä auttaa uuden kehittämisessä”, komppaa Sundqvist.

Asiakkaan asemaan eläydyttiin heti alusta saakka muun muassa siten että kolme kehittämisessä mukana ollutta asiantuntijaa vietti testiviikonlopun uudessa käyttöönotettavassa vankilassa, vankeina tottakai.
Yhteistyökumppanit olivat myös mukana kehittämisessä, sillä kumppaneiden strateginen merkitys on kasvamassa yhä enemmän. “Tämä oli prosessille tärkeää, työstä ei olisi muutoin tullut niin monipuolinen kuin tuli”, arvioi Asikainen.

Kirsikan kakun päälle antoi työn loppuvaiheessa mukaan tullut Hämeenlinnan naisvankilan tarveselvitys, joka toimi konseptin ensimmäisenä pilottina. Tarveselvityksessä tehtiin ekskursio Englantiin Drake Hall –nimiseen naisvankilaan. “Vierailun erinomaiset kokemukset vahvistivat käsitystä siitä, että vaikkei olisikaan hienoa tekniikkaa ja tiloja, niin jos toimintakulttuuri ja arvot ovat kohdillaan, niin saa hyviä tuloksia”, Asikainen pohtii.

“Oli tärkeää että saimme sellaisen konsultin, joka saa monipuolisessa prosessissa eri tahot ja ihmiset mukaan. Aikamoinen palapeli on ollut pitää kaikki koossa ja asiat aikataulussa”, kiittää Asikainen.

“Oli hienoa huomata että saimme työstettyä laajan kokonaisuuden yhdeksi voimaannuttavaksi konseptipaketiksi, joka kiteyttää kaikkien ajatukset. Tärkeäksi nousi tiedon prosessointi ja visualisointi, muutoin kaikki kerätty tieto olisi vain mössöä”, summaa Sundqvist ja jatkaa “Workspace on fuusioinut moninäkökulmaisen tiedon ja nähnyt olennaisen tietopaljoudessa. Tavoitteet ovat kulkeneet koko ajan prosessissa, jotta on voitu varmistaa, että ratkaisut toteuttavat strategisia tavoitteita”.

VANGIN OMATOIMISUUS KESKIÖÖN

Uudessa konseptissa vankien ja ympäristön vuorovaikutusta sekä vangin omatoimisuutta lisätään merkittävästi. Uuden tekniikan tulo on myös merkittävä asia, jos se täysimittaisesti hyödynnetään. Mutta kuten Drake Hallin esimerkki osoittaa, menestyä voi myös ilman viimeisimpiä vempeleitä.

Yhtenä lähtökohtana oli mm. että vankilan pihaa voisi hyödyntää ihan toisella tavalla. “Pihat ovat aika ankeita karsinoita monessa paikassa ja niitä halutaan konseptissa uudistaa. Omatoimisempi pääsy pihalle, jossa on järkevää tekemistä ja viihtyisämpää ympäristöä on yksi osa kuntoutumista. Voisi vähän rentoutua, ei aina ehkä muistaisikaan missä on”, visioi Asikainen.

Tietynlainen ulospäin kääntyminen on myös kehityssuunta, joka tulee Asikaisen mukaan jatkumaan mm. yritysyhteistyön kehittämisen kautta. Uusia esimerkkejä tästä ovat mm. perinteisen työtoiminnan oheen kaavaillut call centerit ja kahvilat, joissa vangit voivat työskennellä vankilassa ollessaan.

Vankilasta kun on kyse, tulee monelle varmasti mieleen paksut kalterit ja eristyssellit. Asikainen myöntää että Rikosseuraamuslaitoksessakin on turvallisuuskysymyksissä kahden koulukunnan edustajia. Osa kokee, että turvallisuus syntyy eristämällä. Konsepti taas tukeutuu siihen, että turvallisuus syntyy tukevalla vuorovaikutuksella, ja pyrkii vähentämään eristämistä vankeusaikana. Perusajattelu lähtee siitä, että “tämä ihminen tulee vapautumaan yhteiskuntaan”, eikä yhteiskunnasta eristäminen sinällään edistä vapaudessa pärjäämistä, vaan vapauteen pitää valmentaa. Tämä ei poista sitä tosiasiaa, että joitakin vankeja täytyy oman tai muiden turvallisuuden takia välillä eristää. Mitä avoimempaan vankilatyyppiin vanki sijoittuu, sitä enemmän valmentaminen ottaa osaa valvomiselta.

ASIAT KÄYTÄNTÖÖN

Rikosseuraamuslaitoksessa on käynnissä useita strategian toimeenpanoprojekteja, joissa yhtenä keskeisenä osana on vankilakonseptin toimeenpano. Nyt on siis edessä se suurin tehtävä: tulee innostaa ja aktivoida yksiköt läpikäymään omaa toimintakulttuuriaan ja tilojaan, sekä pohtimaan miten näistä saadaan konseptin mukaisia. “Suhtaudun tähän kuitenkin aika levollisin mielin. Olemme saaneet pystyyn hyvän toimeenpano-organisaation, jota ohjaa laaja konseptointiryhmä”, Asikainen kertoo.

Lopullinen tulikoe konseptilla tapahtuu luonnollisesti vasta, kun malli on otettu arjessa käyttöön. “Parhaillaan valmistelemme sitä, miten tulevaisuuden toimintaa ja tiloja voidaan pilotoida edullisesti mallintamalla ja simuloimalla, ilman että investoidaan vielä rahaa rakentamiseen. Näin voitaisiin etukäteen todeta jos toimintamalleja tai tiloja pitäisikin vielä muuttaa jotenkin. Toiminnan hyödyt ja vaikuttavuuden mittarit ovat arvioinnissa keskeisessä roolissa”, Sundqvist kertoo.

Asikainen lähettää terveisiä muille konseptointia harkitseville: “Kannattaa lähteä tulevaisuuden toiminnasta. Toiminnan sisällön tulee ratkaista ja sitten vasta aletaan miettiä sitä tukevia tila-, organisaatio- ym. rakenteita”. Asikainen täydentää vielä että ”yhtä lailla kuin toiminnan, niin myös sitä tukevien rakenteiden kehittäminen on jatkuva prosessi”.

---

Konseptista kerrotaan myös Senaatti-kiinteistöjen uusimmassa Kontrahti-lehdessä, lue juttu täällä.

(workspace, ihmiset)

Viikon Workspaceläinen Mari on meidän mielestä ainakin #humaani, #rento, #analyyttinen ja #peloton

"Nautin ongelmanratkaisusta ja asiakkaan toiminnan selkeyttämisestä tilallisin keinoin. Konseptoinnista ja toiminnan analyysista aina konkreettisiin tilallisiin ja yksityiskohtaisiin ratkaisuihin ulottuva ala pitää mielen virkeänä.

Sisustusarkkitehdin työ on samaan aikaan sekä erittäin luovaa ja tarkkaa että maanläheistä. Kaikki käytännön ongelmat pitää ratkaista aina toteutukseen asti. Sosiaaliset taidot ja kyky tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa on oleellinen osa työtä. Työtä tehdään usein aivan asiakaspinnassa ja toisaalta ollaan yhteyksissä kaikkiin hankkeen suunnittelijoihin ja toteuttajiin. Workspacen yrityskulttuuri sopii minulle, täällä on hyvä henki ja itsenäinen toimintamalli. Workspacen monialainen toiminta ja eri aloilta tulevat, luovat ja lahjakkaat ihmiset antavat joka päivä niin paljon. Täällä pääsee mukaan erittäin kiinnostaviin ja monipuolisiin projekteihin ja asiakkaat ovat olleet todella huikeita tyyppejä."

Marilla on laaja kokemus kaiken kokoisista hankkeista yli viidentoista vuoden ajalta ja hänen kädenjälkensä näkyy muun muassa Finnairin, Senaatti-kiinteistöjen ja Kaupan liiton hankkeissa. Koulutukseltaan Mari on Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulusta valmistunut taiteen maisteri. http://www.workspace.fi/fi/ihmiset/

Matkamme uuteen - OP Ryhmän uudet tilat, tavat ja työvälineet käyttöön Vallilassa

Workspace oli tukemassa Suomen suurinta työympäristömuutosta kun OP Ryhmän 3000 henkilöä muutti yhteisiin tiloihin Helsingin Vallilaan. Projektln ytimessä oli OP Ryhmän strategisten liiketoiminta-  ja henkilöstötavoitteiden toteuttaminen. Kaksivuotisen projektin myötä saatiin johto, esimiehet ja henkilöstö toimimaan OP Ryhmän uusien työn tekemisen tapojen mukaan.

Muutoksessa hyödynnettiin monitilatoimiston ja uusien työvälineiden tuomia mahdollisuuksia. Workspacen Minna Söderholm auttoi mm. johtoa kiteyttämään työympäristömuutoksen tavoitteet. Prosessin myötä luovuttiin perinteisestä yksikkökohtaisesta sijoittumisesta ja siirryttiin asiakaskokemusta paremmin tukevaan yhdessätekemisen malliin. Uusien työtapojen omaksuminen edellytti kaikkien 500 esimiehen valmentamista. Lisäksi muutoksen onnistumista varten rekrytoitiin 40 sisäistä Matkaopasta joilla oli ratkaiseva rooli muutoksen jalkauttamisessa yksiköihin. Projektissa korostui aktiivinen viestintä koko henkilöstölle. Henkilöstölle järjestettiin infotilaisuuksia, luentoja, lounaskeskusteluja ja henkilökohtaisia tapaamisia. Lisäksi muutosta tuettiin usealla eri medialla, kuten tiloja, työtapoja ja johtamista havainnollistavilla videoilla.

”Oli upeaa olla mukana innostamassa henkilöstöä joustavampaan tapaan tehdä työtä. Intensiivisen rupeman aikana OP:sta tuli minulle rakas työyhteisö" sanoo Rouva Vallilaksikin tituleerattu Minna.

(workspace, ihmiset)

Viikon Workspaceläinen Emmi on ennen kaikkea ‪#‎jämpti‬, ‪#‎valopilkku, #energinen ja #valloittava

 ”Pääsen näkemään läheltä, miten organisaatioita kehitetään niin tilasuunnittelun kuin muutosjohtamisen kautta. En ole ennen Workspacelle tuloani ajatellut, miten suuri vaikutus tiloilla on sekä ihmisten hyvinvointiin ja viihtyvyyteen, että organisaation kykyyn toimia tavoitellulla tavalla ja saavuttaa asetetut tavoitteet. Huomaan tarkastelevani minua ympäröiviä tiloja eri tavalla kuin aikaisemmin: mitä tällä ratkaisulla on haluttu viestiä, mitä minun halutaan tuntevan tässä tilassa? Kiinnostavaa on myös nähdä, miten oma osaamisemme kehittyy projektien edetessä ja miten kehitämme omaa toimintaamme.

Minulle tärkeää on se, että ihmiset viihtyvät työssään ja saan jätettyä hymyn ihmisten huulille, mitä tahansa teenkin. Pyrin aina siihen, että kaikki toimii toimistolla sujuvasti, jotta ihmiset voivat keskittyä omaan työhönsä parhaalla mahdollisella tavalla. Näen itseni asiakaspalvelijana, jonka tehtävä on varmistaa, että ihmisten on hyvä työskennellä. Työhyvinvoinnin- ja viihtyvyyden merkitystä ei voi tuskin koskaan korostaa liikaa ja näen omaksi tehtäväkseni varmistaa, että Workspacella kaikki edellytykset työhyvinvointiin täyttyvät. Puhumme myös Workspacella paljon etätyöstä, työn joustavuudesta ja luottamuksesta työnantajan ja työntekijän välillä. Tämä on asia, jota tulisi laajemmin hyödyntää suomalaisissa organisaatioissa ja toivon voivani olla osa tätä muutosta."

Emmi on Workspacen assistentti joka pitää toimistolla pyörät pyörimässä ja on mukana monissa sisäisissä hankkeissa.

Sivu 1/17
Seuraava  
RSS