We design better spaces to work

Uutiset

Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä

Workspacella on ollut ilo olla mukana Kevan, Keskon, Team Finlandin ja Aalto yliopiston uudistusprojekteissa. Näistä kuultiin hienot esitykset Raklin Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä –klinikan tulosseminaarissa. Kuten klinikkaa vetänyt Mikko Östring kirjoittaa: ” Työympäristön tavoitteena on tarjota toiminnalle alusta, joka edistää organisaation suorituskykyä sekä työntekijöiden hyvinvointia. Työn, toimintatapojen ja tilojen muutos on merkittävä tähän liittyvä kokonaisuus”. Lue koko kirjoitus ja tutustu esityksiin täältä ja tapahtumasta tehtyyn blogikirjoitukseen täältä.

Kohti terveellisempiä ja onnellisempia toimistoja

Raikas ja harmoninen tunnelma sekä metsänraikas ilma ottavat sinut vastaan astuessasi sisään Naavan uuteen toimistoon. Naava muutti uuden elämän saaneen Marian sairaalan tiloihin helmikuussa. Sairaalapetien tilalle tulivat työpöydät ja tila muuntautui terveyttä ja suorituskykyä edistäväksi tulevaisuuden toimistoksi.

Suunnitelman lähtökohtana oli Naavan yhdysvaltalaisen kumppanin Deloksen WELL-standardi, joka auttaa luomaan sisätiloista ihmiselle lajityypillisen ympäristön. Olemmehan kaikki alunperin luonnonlapsia. WELL-standardi on hyvin kattava ohjenuora terveyttä edistävien rakennusten ja toimitilojen suunnitteluun, ja sitä voi noudattaa myös pienemmällä mittakaavalla. Delos etsi standardiin sopivaa sisäilmaa puhdistavaa viherseinää ja löysi Naavan kumppanikseen.

Luontoa mukaileva ympäristö tukee niin fyysistä kuin henkistäkin terveyttä sekä suorituskykyä. Kaikki nämä vaikuttavat merkittävästi hyvinvointiin ja onnellisuuteen töissä, joka onkin asia, jota me Naavalla haluamme edistää.

Inspiraatio tilaan tuulahti pohjoismaisesta luonnosta, joka on vaikuttanut suuresti koko Naavan brändiin. Kuulaat, skandinaaviset värit rauhoittavat ja heijastelevat luontoamme: metsien vihreyttä, lunta ja kallioiden syvää harmautta. Naavan showroomissa ja toimistolla erityisen freesiä on tietysti ilma, joka tuo luonnon sisälle ennenkokemattomalla tavalla.

Aiemmin pimeää, matalaa ja osastoihin jaettua tilaa avarrettiin rohkeasti. Seinien kaatuessa tilassa päästiin nauttimaan paremmin luonnonvalosta. Myös muu valaistus on vahvasti inspiroitunut luonnosta. Hillityt ja eleettömät valaisimet neuvotteluhuoneissa muistuttavat jääpuikkoja. Avoimuus on yksi tärkeä arvo Naavan organisaatiokulttuurissa, ja se näkyy myös tiloissa. Neuvotteluhuoneiden toimistoon avoimet seinät ovat täysin lasia. Akustiikan kannalta tämä luo haasteita, mutta ongelma on ratkaistu verhoilla sekä Naavoilla, jotka rauhoittavat tilaa myös ääntä sitoen. Omaan rauhaan vetäytymiseen on myös mahdollisuus. Niin ikään pohjoista metsää ratkaisuillaan kunniottavan suomalaisen Taiga Conceptin kuusipuusta kasatut äänieristetyt kopit ovat kuin pieniä mökkejä, joihin voi mennä nauttimaan perisuomalaisesta hiljaisuudesta.

Uusista tiloista on vastannut Naavan Brand Manager Eeva Niemelä. Eeva vastaa Naavan brändistä, joten hän päätyi luonnollisesti johtamaan suunnittelua. “Pienetkin yksityiskohdat edustavat Naavaa ja arvojamme: luontoa, terveyttä, välittämistä”, Eeva kertoo.

“Koko projekti on aikalailla pioneerityötä. Oikeastaan yhtään vastaavaa toimistoa ei maailmassa vielä ole. Olemme ajatelleet paljon biofiliaa eli ihmisen rakkautta ja kaipuuta luontoon sekä pyrkineet luomaan meille ihmisille lajityypillisen ympäristön työtilaan. Erityistä ovat vähäpäästöiset materiaalit ja Naavojen strateginen sijoittelu, jolloin koko tila tulee katetuksi pohjoismaisen puhtaalla metsäilmalla”, Eeva sanoo.

Naava on kumppanimme Työn ja Hyvinvoinnin TulosFoorumissa, joka järjestetään 11.5.2017. Lisää tietoa ja ilmoittautumaan pääset täältä

Monitoimitila - uhka vai mahdollisuus?

Perinteiset työhuoneet jäävät historiaan ensi keväänä, kun VR:n pääkonttori siirtyy Ison Pajan monitilaympäristöön. Jotta muutos onnistuu, tarvitaan yhteiset pelisäännöt.

VR:n pääkonttorilla valmistaudutaan paraikaa isoon muuttoon. Noin 800 ihmistä muuttaa keväällä 2018 uudenkarheisiin tiloihin Pasilaan ja aloittaa työskentelyn viiteen kerrokseen levittyvässä monitilaympäristössä. Samalla kun päivittäiset työmatkaan liittyvät rutiinit muuttuvat, on luovuttava omista huoneista ja tutuista työpisteistä. Taakse jäävät VR:n vanhan pääkonttorin ainutlaatuinen ilmapiiri ja taloon liittyvä historia.

Suurimmat muutokset liittyvät kuitenkin toimintatapoihin ja uuden oppimiseen. Muutokset eivät kosketa pelkästään pääkonttorin väkeä, vaan uusia toimintatapoja viedään ajan mittaan myös VR:n muihin toimipisteisiin. 

Pois siiloista

Mittavassa muutoksessa VR:ää auttaa työympäristöjen uudistamiseen erikoistunut yritys, Workspace. Se vastaa Iso Paja -projektissa toiminnallisen muutoksen tuesta ja ohjauksesta sekä sisustussuunnittelusta. Projektipäällikkö Minna Söderholm tuntee monitoimiympäristöt läpikotaisin.

− Isoin muutos lienee se, että monitilassa ollaan näkyvillä. Se ja yhdessä tekeminen lisäävät yhteenkuuluvuutta. Ihmiset tulevat pois siiloistaan ja ovat aiempaa enemmän yhdessä, hän sanoo.

Näin myös tieto kulkee paremmin ja muodolliset kokoukset vähentyvät.

Työtilat ovat työntekijöille hyvin tärkeitä, tunnetasolla vaikuttavia asioita. Ei ole niin kamalaa, jos pomo vaihtuu, mutta jos seinät poistuvat ympäriltä, se kyllä tuntuu.

Ennen huone on voinut olla statussymboli. Nyt kaikki, johtokin, istuvat yhä useammin samoissa tiloissa ja paiskivat töitä yhdessä. Perinteinen kulttuuri suljettuine ovineen ja liikennevaloineen painuu unholaan.

– Jokainen haluaa tietysti tehdä omaa pesää, koska se tuntuu turvalliselta. Jokainen haluaa tietää, mistä ovesta tullaan aamulla sisään, mihin reppu pannaan ja mistä kahvi haetaan. Jotkut ovat kysyneet, pitääkö aamulla tulla aikaisemmin töihin, jotta löytää työpisteen itselleen, Söderholm kertoo.

Muutos on yhteinen matka, eikä kristallipalloa ole kenelläkään. Kysymyksiä syntyy eittämättä myös Isossa Pajassa, ja niistä on keskusteltava ja asioita ratkaistava.

Söderholmilla on kuitenkin hyviä uutisia: hän on ollut mukana monen yrityksen muodonmuutoksessa ja nähnyt, että monitilaympäristöstä on koitunut paljon hyötyjä – myös sitä alun perin epäilleiden mielestä. Työtyytyväisyyskin on kasvanut, kun monitiloissa on oltu jonkin aikaa.

Muutos hyödyttää myös työnantajaa. Työtilakustannukset ovat henkilöstökustannusten jälkeen suurin menoerä. Omat huoneet ovat usein pitkiä aikoja tyhjillään: työntekijä on palaverissa tai tapaamassa asiakasta. Monitilatoimistossa tilankäyttö on tehokasta, mikä säästää kustannuksia.

Selvät pelisäännöt

Kun perinteisistä toimistotiloista siirrytään tiloihin, joissa kenelläkään ei ole omia työpisteitä, jokaisen täytyy tietää, mihin muutoksella pyritään ja miten tiloissa toimitaan.

– Kyllähän tiloja osataan rakentaa, mutta on tärkeää, miten ihmiset ottavat ne haltuun, Söderholm painottaa.

Monitilaympäristössä pitää olla selvät pelisäännöt. Kaikkien on tiedettävä, missä pidetään kovaäänisimmät palaverit, missä Skype-puhelut tai missä voidaan jutella kahdestaan. Täytyy myös olla selvää, onko jokin paikka pelkkää pistäytymistä varten vai voiko sen varata. – Laadimme yhteen firmaan no camping -lappuja, jotka kielsivät leiriytymisen paikoissa, jotka oli tarkoitettu kaikkien käyttöön, Söderholm kertoo.

Pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös perehdytys tilojen käyttöön on tärkeää.

Moni samaistaa avokonttorin monitilaympäristöön, vaikka kyse on kahdesta hyvin erityyppisestä työtilasta. Monitilassa on monenlaisia työn tekemisen paikkoja, kun taas avokonttorissa kaikki sijaitsee yhdessä ja samassa tilassa. Isoon Pajaan tulee pikkuneukkareita, vetäytymistiloja, kirjastoja, työkahviloita ja pöhinäpaikkoja.

– Avokonttorin maine on huono. Niissä ei kiinnitetty huomiota äänimaailmaan vaan pystytettiin korkeita sermejä, jolloin ihmiset tunsivat istuvansa yksin ja ääni nousi, Söderholm sanoo.

Paperiton toimisto?

Moni pohtii, miten luottamuksellisuus varmistetaan monitilaympäristössä. Missä voi soittaa lääkärille? Voiko näytön suojata vierailta katseilta? Keinoja on monia.

– Luottamuksellista tietoa voi suojata näytönsuojilla ja turvatulostuksella. Arkaluonteisia puheluja ei tarvitse soittaa vessassa vaan äänieristetyssä vetäytymistilassa, Söderholm sanoo.

Entä arkistot ja paperit? Mihin ne pannaan? Mihin perheen ja lemmikkien kuvat kiinnitetään?

Minna Söderholm ei ole nähnyt vielä yhtään paperitonta toimistoa, mutta suunta on selvä: tieto löytyy koneiden muistista, ei mapeista. Jotta paperittomuuteen päästäisiin, työvälineiden on tuettava työtä. VR:ssäkin työpöydällä voi olla vaikkapa kaksi isoa näyttöruutua, jos työssä tarvitaan esimerkiksi useita Excel-taulukoita yhtä aikaa.

Ja ne lasten ja koirien ja kissojen kuvat voi kiinnittää esimerkiksi yhteiseen sermiin kahvila-alueella


Teksti Helen Moster
Kuvat Kaisu Jouppi

Julkaistu alunperin VR:n Nyt-henkilöstölehdessä 01/2017

Metson uusi pääkonttori vahvistaa muuttunutta strategiaa

"Tilat on koettu viihtyisiksi ja toimiviksi, ja luontaista kanssakäymistä ja tiedonvaihtoa on enemmän. Positiivista on, että olemme koko ajan saaneet yllättävän hyvää palautetta avoimesta viestinnästä ja osallistamisesta. Näin jälkikäteen voi sanoa, että kaikki meni niin hyvin kuin oli mahdollista.”

Juha Seppälä, muuton projektijohtaja

Pian 150-vuotias teollisuusteknologian pörssiyhtiö muutti Helsingin ydinkeskustaan moderniin lasiseinäiseen Sanomataloon. Metson uuden pääkonttorin sijainti vahvistaa sitä muutosta, jossa yhtiö on ollut viimeiset vuodet. Muuttuneen strategian ja yritysrakenteen jälkeen vanha kuusikerroksinen pääkonttori Fabianinkadulla ei enää palvellut liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Joulukuun 2016 alussa Metson pääkonttorin väki muutti Sanomataloon varta vasten uudistettuihin toimitiloihin.

Joustavat tilaratkaisut tukemaan yhteistyötä

Uusien toimitilojen tavoitteena on parantaa yhteistyötä eri toimintojen välillä ja työntekijöiden viihtyvyyttä sekä tehostaa tilankäyttöä. Sanomatalossa koko pääkonttorin väki mahtuu yhteen kerrokseen, jolloin luontaista kanssakäymistä ja tiedonvaihtoa on enemmän.

Mittavissa muutostöissä Sanomatalon 5. kerros muuntautui monitilatoimistoksi, jossa voi hakeutua joustavasti juuri käsillä olevaan tehtävään sopivaan työtilaan. Oman työpisteen lisäksi käytettävissä on hiljaisia huoneita ja neuvottelutiloja. Puhelut voi hoitaa puhelinkopeissa. Työkahvila tarjoaa mahdollisuuden vapaamuotoisempaan työskentelyyn ja kohtaamisiin. Lisäksi 16 hengen pilottiryhmässä kokeillaan nimeämättömiä työpisteitä.

Työntekijöiden ääni kuuluviin – osallistavaa muutosjohtamista

Muutto oli suuri muutos paitsi logistisesti myös kulttuurisesti. Fabianinkadulla valtaosa istui erillisissä työhuoneissa, kun Sanomatalossa vain konsernin johtoryhmällä on omat työhuoneet. Siksi oli alusta saakka selvää, että aktiivinen muutosjohtaminen oli projektin onnistumisen edellytys.

Käytännössä se tarkoitti jatkuvaa viestintää, työntekijöiden näkökulman huomioimista päätöksenteossa ja heidän osallistamistaan uusien tilojen suunnitteluun. Heti projektin alussa selvitettiin henkilöstön tilatarpeita ja matkan varrella järjestettiin työpajoja eri aiheista. Myös henkilöstön asuinpaikat huomioitiin tilojen valinnassa: Sanomatalon ylivoimainen logistinen sijainti takasi, että kaikki pääsevät työpaikalle toimivilla julkisilla yhteyksillä. Työntekijät pääsivät vaikuttamaan myös esimerkiksi kalustevalintoihin: työ- ja neuvottelutuoleja oli Fabianinkadulla testattavana toistakymmentä.

Arki ja uudet toimintatavat hakevat vielä muotoaan, mutta ainakin toistaiseksi korviin on kantautunut hyvää palautetta. Tilat on koettu viihtyisiksi ja toimiviksi. Heti muuton jälkeen sovittiin yhteiset pelisäännöt tilassa toimimiselle.

Lue muuton projektikoordinaattori Juha Seppälän koko blogikirjoitus tästä.

Työn ja Hyvinvoinnin TulosFoorumi uudistuu! Kymmenes johdon seminaari järjestetään to 11.5.2017

Työn ja Hyvinvoinnin TulosFoorumi sai uuden veturin alkuvuodesta, kun seminaarin liiketoiminta siirtyi Workspace Oylle. Seuraavan seminaarin ajankohdaksi on vahvistettu torstai 11.5.2017 klo 12-17.

Työn ja Hyvinvoinnin TulosFoorumi on järjestetty vuodesta 2012 lähtien jo yhdeksän kertaa. Seminaari on vakiinnuttanut paikkansa Suomen ylimmän johdon tapahtumana, joka keskittyy työn tuottavuuteen, työhyvinvointiin ja työelämän muutokseen. Viimeisen viiden vuoden aikana interaktiiviseen työhyvinvoinnin seminaariin on osallistunut yli 900 Suomen yritysjohtajaa, sekä yli 45 Suomen arvostetuinta puhujaa. Tapahtuman on mahdollistanut vuosien varrella yli 20 yhteistyökumppania.

TulosFoorumi kokoaa yhteen Suomen yritysmaailman päättäjät ja eturivin puhujat kymmenettä kertaa torstaina 11.5. keskustelemaan vuorovaikutuksesta merkityksellisemmän tulevaisuuden mahdollistajana, sekä Suomesta modernin johtamisen esimerkkimaana. Seminaari pureutuu syvällisesti uudistuvan työn mahdollisuuksiin ja haasteisiin, sekä ottaa kantaa siihen, mitä selviytyminen ja ennen kaikkea menestyminen tänä päivänä vaatii yksilöiltä ja organisaatiolta.

Toukokuun TulosFoorumin puhujakattaus on kovaa luokkaa. "Olemme erittäin iloisia tulevan tapahtumamme jo varmistuneista puhujista. Esko Kilven kaltaisen visionäärin saaminen mukaan on upea juttu, lisäksi mukana on yrityksiä kuten Hintsa Performance, Vincit ja Fira, jotka lähestyvät kukin omalla mielenkiintoisella kulmallaan työtä ja hyvinvointia", kuvailee Workspace Oy:n myyntijohtaja Tarja Paanola.

Tulevaisuudessa yritysten kilpailukyky riippuu entistä enemmän henkilöstön hyvinvoinnista ja tuloksellisuudesta. Digitalisaatio ja lisääntynyt asiantuntijatyö vaativat uusia tapoja varmistaa henkilöstön työkyky ja tuottavuus. Työympäristön näkökulmasta digitaalisuus avaa kokonaan uuden mahdollisuuden tehokkaampaan ja joustavampaan resurssien käyttöön yrityksissä, joka puolestaan lisää yrityksen tulosta. Työnteon mobilisointi ja paikkariippumattomaton sujuva  vuorovaikutus muuttaa käsityksemme työnteosta. Muutoksen seurauksena myös johtamisen merkitys kasvaa. Myös Workspace Oy tunnistaa markkinoiden tarpeen työhyvinvointia kohtaan, sekä vuorovaikutuksen merkityksen digitaalisen menestyksen mahdollistajana: ”Yli kymmenen vuotta olemme ottaneet konsultointi- ja suunnitteluprojekteissamme kantaa yritysten henkilöstön hyvinvointiin ja yritysten tuottavuuden kehittämiseen. Tuntui todella luontevalta tarttua haasteeseen ja lähteä luotsaamaan kiitettyä ja hyvin hoidettua seminaaria”, Paanola sanoo. ”Hyvinvointi on holistinen käsite ja sitä tulee myös tarkastella hiukan laajemmin. Hyvinvoiva työntekijä on yrityksen etu ja hyvinvoinnin monipuoliseen kehittämiseen kannattaa ehdottomasti panostaa”, toteaa Paanola ja jatkaa ”Tulevaisuuden työ on yhä suuremmassa määrin virtuaalista ja yrityksiltä, johtajilta ja työntekijöiltä vaaditaan uusia taitoja. Digitaalisessa ympäristössä johtamisen ja vuorovaikutustilanteiden merkitys korostuu.”

Työn ja hyvinvoinnin TulosFoorumi 11.05.2017 klo 12.00 - 17.00  Helsingissä. Seminaarin järjestää Workspace Oy yhteistyökumppaneinaan Vitra, Firstbeat, Oivauni, HR viesti ja EHYT Ry. Aiemmissa yhdeksässä tilaisuudessa on käsitelty mm. johtamista, digitaalista työtä, muuttuvaa työympäristöä ja tuottavuuden mittaamista. Kuhunkin tilaisuuteen on osallistunut noin 100 Suomen yritysmaailman korkeinta päättäjää.

Lisätietoja:

Tarja Paanola, Workspace Oy, 050-376 1269 / tarja.paanola@workspace.fi

Karoliina Kanerva, Workspace Oy, 044-315 8652 / karoliina.kanerva@workspace.fi

Sivu 1/19
Seuraava  
RSS