We design better spaces to work

{title}

Monitoimitila - uhka vai mahdollisuus?

Perinteiset työhuoneet jäävät historiaan ensi keväänä, kun VR:n pääkonttori siirtyy Ison Pajan monitilaympäristöön. Jotta muutos onnistuu, tarvitaan yhteiset pelisäännöt.

VR:n pääkonttorilla valmistaudutaan paraikaa isoon muuttoon. Noin 800 ihmistä muuttaa keväällä 2018 uudenkarheisiin tiloihin Pasilaan ja aloittaa työskentelyn viiteen kerrokseen levittyvässä monitilaympäristössä. Samalla kun päivittäiset työmatkaan liittyvät rutiinit muuttuvat, on luovuttava omista huoneista ja tutuista työpisteistä. Taakse jäävät VR:n vanhan pääkonttorin ainutlaatuinen ilmapiiri ja taloon liittyvä historia.

Suurimmat muutokset liittyvät kuitenkin toimintatapoihin ja uuden oppimiseen. Muutokset eivät kosketa pelkästään pääkonttorin väkeä, vaan uusia toimintatapoja viedään ajan mittaan myös VR:n muihin toimipisteisiin. 

Pois siiloista

Mittavassa muutoksessa VR:ää auttaa työympäristöjen uudistamiseen erikoistunut yritys, Workspace. Se vastaa Iso Paja -projektissa toiminnallisen muutoksen tuesta ja ohjauksesta sekä sisustussuunnittelusta. Projektipäällikkö Minna Söderholm tuntee monitoimiympäristöt läpikotaisin.

− Isoin muutos lienee se, että monitilassa ollaan näkyvillä. Se ja yhdessä tekeminen lisäävät yhteenkuuluvuutta. Ihmiset tulevat pois siiloistaan ja ovat aiempaa enemmän yhdessä, hän sanoo.

Näin myös tieto kulkee paremmin ja muodolliset kokoukset vähentyvät.

Työtilat ovat työntekijöille hyvin tärkeitä, tunnetasolla vaikuttavia asioita. Ei ole niin kamalaa, jos pomo vaihtuu, mutta jos seinät poistuvat ympäriltä, se kyllä tuntuu.

Ennen huone on voinut olla statussymboli. Nyt kaikki, johtokin, istuvat yhä useammin samoissa tiloissa ja paiskivat töitä yhdessä. Perinteinen kulttuuri suljettuine ovineen ja liikennevaloineen painuu unholaan.

– Jokainen haluaa tietysti tehdä omaa pesää, koska se tuntuu turvalliselta. Jokainen haluaa tietää, mistä ovesta tullaan aamulla sisään, mihin reppu pannaan ja mistä kahvi haetaan. Jotkut ovat kysyneet, pitääkö aamulla tulla aikaisemmin töihin, jotta löytää työpisteen itselleen, Söderholm kertoo.

Muutos on yhteinen matka, eikä kristallipalloa ole kenelläkään. Kysymyksiä syntyy eittämättä myös Isossa Pajassa, ja niistä on keskusteltava ja asioita ratkaistava.

Söderholmilla on kuitenkin hyviä uutisia: hän on ollut mukana monen yrityksen muodonmuutoksessa ja nähnyt, että monitilaympäristöstä on koitunut paljon hyötyjä – myös sitä alun perin epäilleiden mielestä. Työtyytyväisyyskin on kasvanut, kun monitiloissa on oltu jonkin aikaa.

Muutos hyödyttää myös työnantajaa. Työtilakustannukset ovat henkilöstökustannusten jälkeen suurin menoerä. Omat huoneet ovat usein pitkiä aikoja tyhjillään: työntekijä on palaverissa tai tapaamassa asiakasta. Monitilatoimistossa tilankäyttö on tehokasta, mikä säästää kustannuksia.

Selvät pelisäännöt

Kun perinteisistä toimistotiloista siirrytään tiloihin, joissa kenelläkään ei ole omia työpisteitä, jokaisen täytyy tietää, mihin muutoksella pyritään ja miten tiloissa toimitaan.

– Kyllähän tiloja osataan rakentaa, mutta on tärkeää, miten ihmiset ottavat ne haltuun, Söderholm painottaa.

Monitilaympäristössä pitää olla selvät pelisäännöt. Kaikkien on tiedettävä, missä pidetään kovaäänisimmät palaverit, missä Skype-puhelut tai missä voidaan jutella kahdestaan. Täytyy myös olla selvää, onko jokin paikka pelkkää pistäytymistä varten vai voiko sen varata. – Laadimme yhteen firmaan no camping -lappuja, jotka kielsivät leiriytymisen paikoissa, jotka oli tarkoitettu kaikkien käyttöön, Söderholm kertoo.

Pelisääntöjen sopimisen lisäksi myös perehdytys tilojen käyttöön on tärkeää.

Moni samaistaa avokonttorin monitilaympäristöön, vaikka kyse on kahdesta hyvin erityyppisestä työtilasta. Monitilassa on monenlaisia työn tekemisen paikkoja, kun taas avokonttorissa kaikki sijaitsee yhdessä ja samassa tilassa. Isoon Pajaan tulee pikkuneukkareita, vetäytymistiloja, kirjastoja, työkahviloita ja pöhinäpaikkoja.

– Avokonttorin maine on huono. Niissä ei kiinnitetty huomiota äänimaailmaan vaan pystytettiin korkeita sermejä, jolloin ihmiset tunsivat istuvansa yksin ja ääni nousi, Söderholm sanoo.

Paperiton toimisto?

Moni pohtii, miten luottamuksellisuus varmistetaan monitilaympäristössä. Missä voi soittaa lääkärille? Voiko näytön suojata vierailta katseilta? Keinoja on monia.

– Luottamuksellista tietoa voi suojata näytönsuojilla ja turvatulostuksella. Arkaluonteisia puheluja ei tarvitse soittaa vessassa vaan äänieristetyssä vetäytymistilassa, Söderholm sanoo.

Entä arkistot ja paperit? Mihin ne pannaan? Mihin perheen ja lemmikkien kuvat kiinnitetään?

Minna Söderholm ei ole nähnyt vielä yhtään paperitonta toimistoa, mutta suunta on selvä: tieto löytyy koneiden muistista, ei mapeista. Jotta paperittomuuteen päästäisiin, työvälineiden on tuettava työtä. VR:ssäkin työpöydällä voi olla vaikkapa kaksi isoa näyttöruutua, jos työssä tarvitaan esimerkiksi useita Excel-taulukoita yhtä aikaa.

Ja ne lasten ja koirien ja kissojen kuvat voi kiinnittää esimerkiksi yhteiseen sermiin kahvila-alueella


Teksti Helen Moster
Kuvat Kaisu Jouppi

Julkaistu alunperin VR:n Nyt-henkilöstölehdessä 01/2017