Liian monella työpaikalla kärsitään avotoimistossa, mutta turhaan. Työympäristön, jossa on avotiloja, voi tehdä myös hyvin. Ongelmia syntyy, jos tilojen suunnittelussa ei ole otettu huomioon työn luonnetta. Tällöin on saatu tila, jossa työteho laskee jopa puoleen. Työntekijöiden on vaikea menestyä työssään, he eivät jaksa ja koko organisaation tuottavuus kärsii. 

Osa työntekijöistä pitää avokonttoria rauhattomana paikkana, jossa motivaatio on hukassa. He kokevat avotilan negatiivisena asiana ja pitävät sitä lähinnä työnantajan säästötoimenpiteenä. He saattavat jopa hakeutua muihin töihin tämän takia – viimeistään silloin, kun suhdanteet sen sallivat.

Useimmiten ongelma syntyy siksi, ettei organisaatio ole osannut vaatia itselleen sopivaa ratkaisua. Yleisimpiä syitä uusia toimitilat ovat vuokrasopimuksen päättyminen, yrityksen kasvu tai organisaation muutos. Hankkeesta vastaa usein joku oman toimensa ohella, ja aika ei yksinkertaisesti riitä lähtökohtien perusteelliseen tarkasteluun. Harva hallitseekaan työympäristön kehittämistä oman työnsä ohella.

Jos avotila toteutetaan ilman kunnollista asiaan perehtymistä, saattaa syntyä kaaos, jonka korjaaminen on kalliimpaa kuin se, että asiat olisi alunperin tehty oikein. Tällöin kannattaa asiantuntijan kanssa pysähtyä miettimään, mihin tarkoitukseen työympäristöä oli yritetty tehdä. Kun kipupisteet on tunnistettu, asiat voidaan korjata.

Avotila on moneen työhön hyvä ratkaisu. Jos työ vaatii moniosaamista, muiden sparrausta ja tiivistä ajatusten vaihtoa, avotila sopii työhön hyvin. Oma huone voi olla perusteltu, jos saman henkilön tehtäviin kuuluu vuorotellen huomattava määrä puhelintyötä ja syvää keskittymistä vaativaa kirjoittamista. Tällaiselle työnkuvalle avotila ei aina tarjoa riittävää rauhaa.

Avotilassa ilmenevät ongelmat voidaan yleensä hoitaa, mutta se vaatii hyvää perehtymistä siihen, minkälainen on päivittäinen tapa tehdä töitä. Kun työympäristö on suunniteltu huolellisesti, se tukee työssä jaksamista, parantaa tuottavuutta ja edistää liiketoimintaa toivotulla tavalla.