Toimitusjohtaja Ippa Hertzbergin mukaan toimitila pitäisi nähdä strategisena resurssina eikä kustannuseränä.

"Suurimmalle osalle yrityksistä kuluva vuosi on ollut turbulenttia ja jännittävääkin aikaa. Arkeen on mahtunut paljon epävarmuustekijöitä, mutta usein myös uusia mahdollisuuksia. Toimintaympäristön muutokset ovat vaatineet ja vaativat jatkossa niin yrityksiltä kuin julkiselta sektorilta jatkuvaa muutosvalmiutta sekä kykyä ennakoida ja sopeutua. 

Moni organisaatio on kuitenkin osoittautunut joustavammaksi ja toimintakyvyltään monipuolisemmaksi kuin edellisen taantuman aikana.  

Edelläkävijäyritykset ja yhteisöt, joista moni on asiakkaamme, ovat osanneet panostaa toimintojensa tehostamiseen kaikilla osa-alueilla laskusuhdanteenkin aikana – myös toimitiloihin. 

Heillä on ollut tavoitteena luoda paremmat edellytykset tulokselliseen toimintaan ja saavuttaa kustannussäästöjä vetovoimaisissa ja nykyaikaisissa tiloissa, joissa on hyvä työskennellä. Nämä yritykset ovatkin laman jälkeen entistä vahvempia ja halutumpia työpaikkoina verrattuna kilpailijoihinsa. Tässä vaiheessa herää kysymys, miten tämä on mahdollista? 

Yhä harvemmin törmää yritysjohtajiin, jotka näkevät toimitilat pelkästään kustannuseränä.

Tila nähdään enemmänkin strategisena resurssina, jolla voidaan tukea organisaation suorituskykyä ja liiketoimintatavoitteita, ja jolla voidaan vastata myös tulevaisuuden haasteisiin. Juuri siksi tilankäytön tavoitteet johdetaan organisaation strategiasta. 

Tila on mahdollisuus

Toimitilojen hyödyntämisessä on käynnissä voimakas muutos. Internet, mobiiliteknologia ja langattomat verkot mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn: yhteyden kollegoihin ja työnantajan verkkoon saa matkapuhelimen tai kannettavan tietokoneen välityksellä melkein mistä vain. Myös työn tekemisen tavat ovat uusien teknologioiden takia muuttuneet ratkaisevasti.

Siksi haluan kertoa lyhyesti, miten me Workspacessa voimme konkreettisesti luoda yrityksille paremmat edellytykset tulokselliseen toimintaan. Kuinka voimme auttaa asiakkaitamme saamaan tuottavimman, muuntojoustavimman ja kustannustehokkaimman toimitilan, joka on lisäksi ulkoasultaan hyvännäköinen ja viihtyisä.  

Tilalla ja työympäristön erilaisilla visuaalisilla symboleilla voidaan luoda erottuvuutta ja vahvistaa haluttua yrityskuvaa. Ne ovat välineitä, joiden avulla sekä sisäinen että ulkoinen viestintä toimii tavoitellusti myös asiakkaiden suuntaan. 

Kysymys ei ole kuitenkaan pelkästään ulkoisista raameista, vaikka yrityksen brändi heijastuukin vahvasti myös toimitiloista. Hyvin suunniteltu ja toteutettu työympäristö ohjaa aina työntekijöitä toimimaan halutulla tavalla. 

Tuotamme tulosta asiakkaillemme

Workspacessakin on tapahtunut paljon sitten viime syksyn. Tavoitteemme on alusta asti ollut luoda uudenlaisia toimintatapoja ja kokonaisvaltaisempaa lähestymistä entistä parempien ja tehokkaampien toimitilojen sekä työympäristöjen  luomiseksi. 

Palvelumme tuottavat mitattavaa hyötyä asiakkaillemme. Tästä olemme erittäin ylpeitä, koska juuri siksi olemme olemassa.  

Yrityksen strategisiin linjauksiin perustuvien työympäristön ja toimitilojen merkityksen ymmärrys kasvaa koko ajan. Monet asiakkaamme ovatkin sitä mieltä, että juuri vallitsevissa markkinaolosuhteissa tilojen ja hyvän työympäristön tuomat edut ja yleensä myös kustannussäästöt kannattaa kartoittaa ja hyödyntää asiantuntijoiden avulla. Jotta voi itse keskittyä olennaiseen – yrityksen ydinliiketoimintaan. 

Aikaansa seuraavissa yrityksissä, joiden kanssa olemme toimineet, on pohdittu seuraavia asioita: 

• kuinka tehokasta, taloudellista ja ympäristöystävällistä tilankäyttö on? 
• miten tila tukee organisaation toimintaa, suorituskykyä ja työntekijöiden viihtyvyyttä?
• miten tila tukee organisaation arvoja ja yrityksen identiteettiä?

 Miten teidän yrityksessänne toimitaan? Minkä arvosanan antaisit omalle yrityksellesi?

Ammattilainen ratkaisee ongelmat

Toimitila-asiat herättävät aina keskustelua niin yrityksen johdossa kuin työntekijöiden kesken. Tässä joitain kysymyksiä, joita meille usein esitetään: 

Miten voisimme pienentää nykyisiä toimitilakustannuksia? 

Suosittelemme lukemaan vanhoja vuokrasopimuksia tarkkaan, monet kiinteistönomistajat ovat valmiita neuvottelemaan. On kaikkien etu pyrkiä toimimaan joustavasti ja olosuhteiden niin salliessa löytämään ratkaisu, joka on järkevä asiakkaan toiminnan kannalta myös jatkossa. 

Täytyy toki muistaa, että kustannukset muodostuvat paljon muustakin kuin vuokrasta. Autamme mielellämme erilaisten ratkaisujen löytämiseksi ja soveltamiseksi teidän organisaatiossanne. 

Tilojen oikealla mitoituksella sekä lisäämällä muuntojoustavuutta, voidaan saavuttaa tuntuvia säästöjä. Kokemuksemme perusteella 30–50 %:n suorat kustannussäästöt eivät ole harvinaisia siirryttäessä vanhoista tiloista uudistettuihin tai uusiin tiloihin. Pyrimme arvioimaan aina kokonaiskustannukset.

Uskallammeko tehdä päätöksen muuttaa toimivimpiin ja meille sopivimpiin tiloihin, kun edellinen muutto oli aika rankka kokemus ja tyhjäkäyntiä kesti pitkään vielä muuton jälkeenkin?

Trendi on, että yritykset muuttavat useammin. Kun arvioidaan oman henkilöstön ja johdon panosta yrityksen omaan liiketoimintaan, yhä useammassa yrityksessä päädytään toteuttamaan toimitilamuuttoon sekä muutostavoitteisiin liittyvät asiat ulkopuolisen asiantuntijayrityksen kanssa. 

Toimitilat ovat yksi yrityksen keskeisiä menestystekijöitä, jolla voidaan aikaansaada kustannussäästöjä ja kilpailuetua. Ilman kunnon perustan rakentamista, kartoitusta ja suunnittelua (asiakaslähtöisyys, toimintatavat, ympäristö, prosessit, visuaalinen ilme, yritysidentiteetti, luotettavuus jne.) saattaa menestystekijöiden hyödyntäminen jäädä jopa täysin käyttämättä. 

Tästä johtuen on toimialamme vahvassa kasvussa. Koska Workspacella on asiakkainaan monia tyytyväisiä edelläkävijäyrityksiä, uskallamme taata, että muuttamista usein seuraava tyhjäkäynti voidaan minimoida ja saavutetaan suuriakin kustannussäästöjä, toiminnan tehostumisesta puhumattakaan. Pysymme aina sovitun kustannusbudjetin raameissa.

Kuulostaa kalliilta, eikä meillä ole aikaa panostaa johdon tai muun henkilöstön resursseja työryhmiin ja analyyseihin. Tässä on nyt muunlaisia haasteita. Miten voimme varmistua, että suunniteltu projekti sujuu kannaltamme mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti? On tässä kaikennäköisiä konsultteja tullut nähtyä…

Workspace on arkkitehti- ja konsulttitoimisto, jossa työskentelee tilasuunnittelijoiden ohella myös muiden alojen ammattilaisia, kuten strategeja, liikkeenjohdon asiantuntijoita, HR-ammattilaisia, organisaation kehittäjiä sekä muutosjohtamisen ja ”brandingin” ammattilaisia. 

Työtapamme ja prosessimme ovat vakiintuneita ja hiottuja, emmekä tuhlaa teiltä yhtään turhaa minuuttia tai euroa. 

Toimitusvarmuutemme on huippuluokkaa. Emme tyydy vanhan vartiointiin, vaan kehitämme jatkuvasti eri työvaiheita parantaaksemme palvelun ja liiketoimintamme hyvää laatua entisestään.

Teemme mielellämme optimaalisesta toimitila- ja työympäristöratkaisusta teidän yrityksenne tarpeisiin arvion ja ehdotuksen, jonka mielellämme myös toteutamme! Uskallan väittää, että suurin osa yrityksistä saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä ja resursseja vapautuu yrityksen ydinliiketoimintaan. 

Workspace tunnetaan laaduntekijänä. Meille jokainen asiakas on tärkeä. Workspacessa sinua palvelevat aidot ja mutkattomat ihmiset. Olemme sitoutuneita palvelemaan asiakkaitamme parhaalla mahdollisella tavalla ja voimme tarjota markkinoiden parhaat kokonaisratkaisut toimitila- ja työympäristöasioissa. 

Meidät tunnetaan luotettavana yhteistyökumppanina, jota on helppo lähestyä ja joka antaa kaikkensa asiakkaan palvelemiseksi." 

Ippa Hertzberg

toimitusjohtaja